Aide : votre programme de fidélité au quotidien

Pour commencer

Nous configurons votre premier programme avec vous : les récompenses, une carte à votre image et les cartons de comptoir avec votre code QR. Le jour du lancement, nous sommes à votre comptoir pour installer l’application LoyalTea Merchant sur les téléphones de votre personnel et l’accompagner dans ses premiers vrais balayages.

Ensuite, le programme est à vous, à gérer autant ou aussi peu que vous le voulez. Vous gardez plein accès à l’application marchand et au tableau de bord web, et vous pouvez faire vous-même les changements courants, comme vos récompenses, vos offres et vos campagnes.

L’application et le tableau de bord web : où se trouve quoi

Le balayage se fait au comptoir sur l’application LoyalTea Merchant. Le portail web sert aux analyses et à la gestion.

• L’application LoyalTea Merchant, sur un téléphone au comptoir : Lecteur, Historique, Statistiques, Récompenses, Clients et Paramètres.
• Le tableau de bord web sur loyaltea.ca, depuis votre bureau : les analyses, le fil d’activité, les clients et leur exportation CSV, votre programme et vos récompenses, les campagnes et les paramètres.
• Les messages aux clients s’appellent Campagnes sur le web et Notifications dans l’application. C’est la même chose, et un envoi unique planifié à l’avance se prépare sur le web.
• Le mot de passe de l’application verrouille ses écrans sensibles. C’est un seul mot de passe pour tout le commerce, et le tableau de bord web ne le demande pas.

Au comptoir

Le personnel ouvre l’application LoyalTea Merchant et balaie la carte du client avec la caméra du téléphone. Il peut aussi taper le code de la carte à la main, ou brancher un lecteur USB, dont les balayages partent tout seuls. Si la caméra cesse de fonctionner, l’application passe à la saisie manuelle.

Avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, l’écran montre le client et ce que le balayage va faire : accumuler, prévisualiser, confirmer. Une erreur s’annule sur-le-champ et reste dans l’historique comme une annulation. Si la même carte est balayée de nouveau avant la fin du délai entre balayages du programme, l’application bloque le balayage, n’ajoute rien et consigne la tentative.

Les programmes et l’accumulation

Choisir un type

Choisissez bien. Le type ne peut pas être changé plus tard. Chaque balayage y est rattaché, alors changer rendrait vos visites passées sans signification. Pour changer de type, archivez ce programme et créez-en un nouveau.

Mettre le programme en ligne

La publication crée la carte de fidélité et ouvre votre lien d’inscription pour que vos clients puissent s’y joindre.

Le design de la carte de votre premier programme est préparé avec LoyalTea, parce que le logo et les couleurs doivent être montés une première fois. Écrivez-nous et nous le ferons. Ensuite, chaque nouveau programme pourra copier ce design et se mettre en ligne tout seul.

Voyez ce qu’il faut nous envoyer pour l’apparence de votre carte.

Le cadeau de bienvenue

Un cadeau facultatif pour un programme d’étampes ou de points, désactivé jusqu’à ce que vous l’activiez.

Accordé une seule fois, lorsque le client s’inscrit via votre page d’inscription avec un courriel ou un numéro de téléphone au dossier. Il apparaît tout de suite sur sa carte.

Ce n’est pas une offre à réclamer : rien à présenter au comptoir, aucun bandeau. Les nouveaux membres partent simplement avec une longueur d’avance.

Mettre un programme en pause ou y mettre fin

Vos clients gardent leur carte et leur solde. Pendant la pause, les balayages n’accumulent plus rien, les récompenses ne peuvent pas être échangées, et votre lien d’inscription n’accepte plus de nouveaux clients. Vous pouvez le réactiver quand vous voulez.

L’archivage masque le programme et arrête tous les balayages et les inscriptions. Rien n’est supprimé : les soldes et l’historique restent, et vous pouvez le rétablir depuis la liste des programmes archivés au bas de la page Programme du tableau de bord web. Vos clients gardent leur carte dans leur portefeuille, figée à son solde actuel, et votre page d’inscription leur indique que le programme est terminé.

Les offres à durée limitée

Des bandeaux à durée limitée sur la page de récompenses de vos clients. Une offre active dans sa fenêtre est visible immédiatement, sans étape de publication distincte.

Le type est une étiquette, pas un mécanisme. La réclamation inscrit l’offre comme utilisée et n’applique ni étampes, ni points, ni rabais : votre équipe accorde l’avantage au comptoir.

Les récompenses

Les récompenses se regroupent en sections que vous nommez et ordonnez. Une récompense marquée en rupture de stock disparaît de la page du client et ne peut plus être échangée jusqu’à ce que vous la remettiez en stock.

Les programmes d’adhésion n’utilisent pas de catalogue de récompenses. Chaque balayage enregistre une visite.

Comment fonctionnent les campagnes

Vos trois options

Une campagne unique part une seule fois, tout de suite ou à un moment que vous choisissez. Une campagne récurrente se répète selon un horaire que vous fixez, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Une campagne automatique attend qu’il arrive quelque chose à un client, par exemple qu’il approche d’une récompense, et ne part que pour lui.

Ce qui fonctionne déjà tout seul

LoyalTea envoie un message pour vous, sur chaque programme de points ou d’étampes : quand un client accumule assez pour une récompense, sa carte le lui annonce. Il apparaît dans votre liste avec la mention « Configurée pour vous » dès qu’un premier client en obtient une. Vous pouvez le reformuler ou le mettre en pause, mais vous ne pouvez pas le créer ni le déplacer à un autre moment.

Ce que votre client voit vraiment

Vos mots apparaissent toujours sur la carte elle-même, et cette partie vous appartient. La bannière qui s’affiche sur l’écran verrouillé est autre chose, et il ne faut pas compter dessus. Sur Android, c’est Google qui écrit cette bannière, pas vous.

Faites court et commencez par l’essentiel. Un message long est coupé sur l’écran verrouillé, et le reste attend l’ouverture de la carte.

Ne répétez pas le nom de votre commerce. Il est déjà le titre du message.

À quelle fréquence c’est trop

Google autorise trois messages notifiants par carte et par jour, et LoyalTea calibre vos envois pour tenir dans cette limite. Les campagnes que vous planifiez respectent aussi vos heures de silence, que vous réglez dans les paramètres. Quatre messages automatiques font exception et partent tout de suite, parce qu’ils suivent un geste que le client vient de faire : « Une récompense est prête », « Chaque énième visite », « Atteint un nombre » et « Près de sa prochaine récompense ». Les autres messages automatiques respectent aussi vos heures de silence.

À savoir : dépasser la limite ne vous affiche aucune erreur. Le message n’est tout simplement jamais livré. Envoyer moins souvent, c’est ce qui fait que chaque message arrive.

Les analyses

Les analyses montrent ce qui s’est passé à votre comptoir sur la période choisie. Les revenus ne comptent que ce qui est enregistré au comptoir : un balayage de points selon le montant de l’addition enregistre ce montant, alors que les balayages d’étampes et de points fixes par visite n’en enregistrent généralement aucun.

Passez à Personnalisé et cohortes pour des plages de dates personnalisées, la comparaison de périodes, les cohortes d’acquisition, la rétention et l’exportation CSV.

Les clients et votre liste

Chaque client peut avoir un lien personnel vers sa propre page de récompenses, émis depuis Clients dans le tableau de bord web. Le tableau de bord n’affiche le lien qu’une seule fois : pour le revoir, vous le renouvelez, ce qui remplace l’ancien lien.

Quand un client demande l’effacement :

Supprime le nom et les coordonnées de ce client. L’historique de fidélité est conservé sous une forme qui ne l’identifie plus. Cette action est irréversible.

Votre liste de clients vous appartient : téléchargez-la vous-même, en tout temps, en CSV depuis le tableau de bord web (les très grandes listes sont fournies par le soutien sur demande).

Les paramètres du tableau de bord web

Heures de silence des campagnes

Les campagnes ne partent pas pendant ces heures, pour qu’un envoi tardif ne réveille jamais vos clients. Certains messages automatiques partent quand même tout de suite, car ils suivent un geste que le client vient de faire : « Une récompense est prête », « Chaque énième visite », « Atteint un nombre » et « Près de sa prochaine récompense ».

Chaque commerce commence avec une fenêtre standard, que vous pouvez modifier.

Code QR d’inscription

Imprimez votre code QR d’inscription ou partagez son lien pour que vos clients s’inscrivent à votre programme.

Astuce : recueillir le courriel à l’inscription permet aux clients de récupérer eux-mêmes leur carte s’ils changent de téléphone.

Questions sur l’application LoyalTea Merchant

Ces réponses se trouvent aussi dans l’application LoyalTea Merchant, dans les Paramètres, sous Aide et soutien.

Qu’est-ce qu’une offre unique?

Une offre unique est une carte qui peut être échangée une seule fois, comme une boisson de bienvenue. Une fois échangée, l’application affiche « Déjà échangée » si elle est balayée de nouveau. Si elle a été échangée par erreur, le personnel peut annuler l’échange dans l’Historique, et l’offre redevient échangeable.

Pourquoi un balayage a-t-il été bloqué?

Chaque programme, sauf une offre unique, a un délai entre balayages : le temps qu’une même carte doit attendre avant de gagner à nouveau ou d’enregistrer une autre visite, d’aucun délai jusqu’à une fois par jour. L’application bloque un balayage qui arrive avant la fin de ce délai, ce qui évite aussi les doubles balayages accidentels. Rien n’est ajouté ni retiré, et la tentative est consignée dans l’Historique pour que vous puissiez la consulter. Pour changer ce délai, touchez le programme dans les Paramètres de l’application, sous Programmes.

Que protège le mot de passe du commerce?

Le mot de passe du commerce est facultatif. Une fois défini, l’application le demande avant d’ouvrir les Statistiques ou les Paramètres, avant de changer le stock ou la visibilité d’une récompense, et avant toute action de la section Gestion d’un client, comme ajuster un solde ou émettre un lien. La suppression d’une étiquette et les actions groupées sur les liens le demandent aussi. Le balayage quotidien ne le demande jamais, afin que le comptoir reste rapide. Définissez, changez ou désactivez le mot de passe dans les Paramètres de l’application, sous Sécurité.

Comment fonctionnent les liens d’inscription?

Chaque programme en ligne a un code QR et un lien d’inscription. Dans les Paramètres de l’application, ouvrez Code QR d’inscription. Les clients balaient le code pour ajouter la carte au portefeuille de leur propre téléphone, sans aucune application requise de leur côté. Pour un client qui n’est pas au comptoir, touchez Partager le lien sur le même écran pour lui envoyer le lien.

Un client ne trouve pas sa carte, que faire?

Demandez-lui de rouvrir la carte dans son portefeuille, ou recherchez-le dans Clients par nom ou code de carte. Si le code de carte n’est pas reconnu, repartagez le code QR d’inscription pour qu’il puisse la rajouter.

Quand vous avez besoin de nous

Écrivez à support@loyaltea.ca. Tout ce que vous pouvez changer vous-même, nous pouvons aussi le changer pour vous. Pour l’apparence de votre carte, demandez-le-nous et nous la changerons.